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CCPL : le schéma de mutualisation du personnel adopté à l’unanimité

mardi 13 octobre 2015 par rédaction

Le conseil communautaire du pays de Lourdes s’est tenu hier soir dans l’enceinte de la belle salle des fêtes de Lézignan. Le cadre est remarquable, le confort également mais la sonorisation de moyenne qualité et l’éloignement de la table de presse ont rendu parfois compliquée la tâche des journalistes. Au point qu’il a fallu sortir la paire de jumelles pour suivre les diapositives projetées sur un écran !!! La question la plus importante de la soirée concernait bien sûr le schéma de mutualisation pour le personnel de la CCPL qui va bouleverser grandement la tâche des employés mais qui devrait générer, nous dit-on,de substantielles économies. Cela est la conséquence de la loi NOTRe qui prévoit également un calendrier assez serré (octobre à décembre 2015) pour mettre en oeuvre ce schéma de mutualisation des services prévus entre la ville de Lourdes, la CCPL, le CCAS, le golf, l’office de tourisme de Lourdes.

Pour Josette Bourdeu, la présidente," ce schéma devrait permettre dans un souci de solidarité intercommunale et d’organisation des dépenses publiques une maîtrise de l’évolution des effectifs et une revalorisation des dotations globales de fonctionnement de l’intercommunalité et de ses communes. La mutualisation permet également d’améliorer l’offre de services des territoires en créant, maintenant ou renforçant les compétences des personnels et des services. Chaque année, le schéma intercommunal de mutualisation fera l’objet d’un point d’avancement auprès du conseil communautaire lors de la séance du débat d’orientation budgétaire ou celle du vote du budget. Dès que le schéma départemental de coopération intercommunale sera adopté et mis en oeuvre, le projet de schéma de mutation intégrera l’impact prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs de l’EPCI et des communes concernées et sur leurs dépenses de fonctionnement. Il est précisé que le schéma a été transmis aux communes membres de la CCPL le le 01/10/15. Celles-ci disposent d’un délai de trois mois pour se prononcer, Le conseil communautaire devant l’approuver avant le 31/12/15"

Voici ci-dessous un résumé de la présentation du schéma de mutualisation commenté par Laurent Rey, Directeur général des services de la ville de Lourdes et de la CCPL.

Rapport relatif aux mutualisations de services
 (Communauté de Communes du Pays de Lourdes)

 

Rappel du contexte réglementaire

Art. L5211-39-1 du CGCT

 

« Afin d’assurer une meilleure organisation des services, dans l’année qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux, le président de l’établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre établit un rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l’établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et ceux des communes membres. Ce rapport comporte un projet de schéma de mutualisation des services à mettre en oeuvre pendant la durée du mandat »

 

Ce rapport et le projet de schéma sont transmis pour avis aux conseils municipaux des communes membres au plus tard le 01/10/2015 et sont approuvés par l’organe délibérant de l’établissement public au plus tard le 31/12/15. (Loi NOTRe)

 

Calendrier d’adoption du schéma

 

-14 septembre : présentation au bureau communautaire

-15 septembre : envoi aux représentants du personnel

-22 septembre : rencontre avec les représentants du personnel et validation de principe du schéma

-28 septembre : envoi aux communes

-6 octobre : validation par le comité technique des deux collectivités

-8 octobre : passage en conseil communautaire

 

Rappel des principales conclusions du diagnostic

 

-Doublons importants dans le pôle fonctionnel (RH, finance, communication, administration générale,…) à traiter en priorité

-Des pistes possibles dans le domaine technique

-Des domaines identifiables sur les services à la population (sports et cultures notamment)

 

Rappel des principales conclusions du diagnostic

 

Les activités ou missions telles que  :

 

-L’achat conseil ;

-Le contrôle interne ;

-Le contrôle de gestion ;

-Le système d’information géographique ;

-La fiscalité directe/indirecte et TVA ;

-La consolidation des comptes et l’analyse des risques ;

-La gestion patrimoniale ;

 

N’existent pas et pourraient être valorisées (à iso effectif) au travers d’un redéploiement interne des compétences et/ou d’un accompagnement par un plan de formation mutualisé

 

Les principes clés du schéma de mutualisation

 

-Créer entre la CCPL et la ville-centre (y compris CCAS, Golf et Office du tourisme) une administration fonctionnelle mutualisée destinée à assurer une ingénierie forte au service du territoire.

-Réaffecter au maximum les ressources existantes pour éviter tout surcoût futur, et couvrir des champs actuellement peu ou pas traités

-Proposer, toujours sur la base du volontariat, aux communes de la CCPL de bénéficier des services de cette administration

 

Plan d’action

 

Le plan d’action se décline en 11 chantiers sous quatre thématiques :

 

Thématique 1 : les actions transversales

Thématique 2 : les actions liées aux fonctions supports

Thématique 3 : les actions liées aux services à la population

Thématique 4 : les actions liées aux services techniques

 

Structurer une direction générale mutualisée

 

-Asseoir un organisme mutualisé organisé de manière fonctionnelle entre la ville de Lourdes la CCPL, au service de l’ensemble du territoire

-Formaliser des liens hiérarchiques indépendants de la structure juridique (CCPL, Golf, OT, CCAS)

-Assurer une coordination transversale de l’ensemble des politiques publiques du territoire

-Regrouper géographiquement les services par direction fonctionnelle

-Permettre les mutualisations et/ou transferts de compétences sans modifier l’organisation territoriale

-Offrir une ingénierie compétente et spécialisée à l’ensemble des communes du territoire

 

Dessin 0093

 

Créer un service mutualisé de gestion des assemblées entre la ville de Lourdes, la CCPL, le CCAS, le Golf et l’Office de tourisme

 

-Garantir aux élus une procédure commune de gestion des assemblées (conseil, bureau, commissions,..) permettant l’anticipation et une bonne préparation des questions à l’ordre du jour dans le respect du cadre légal

-Optimiser les ressources affectées

-Anticiper les ordres du jour une semaine à l’avance minimum

-Optimiser les ressources humaines et financières affectées à cette fonction en supprimant les doublons éventuels

-Améliorer la sécurité juridique des actes

-Suivre l’application des décisions prises

 

Mutualiser le service communication entre la ville de Lourdes, la CCPL, le CCAS, l’Office de tourisme et le Golf

 

-Assurer la cohérence de la communication institutionnelle et interne entre les diverses structures présidées par un exécutif unique

-Optimiser les ressources affectées

-Permettre aux différentes structures du territoire de bénéficier d’un service communication

-Améliorer la visibilité et la lisibilité de l’action des structures du territoire

-Optimiser les ressources humaines et financières affectées à cette fonction afin d’éviter des dépenses

-Améliorer la communication interne au sein de l’organisation mutualisée et accompagner le changement

 

Création d’un pool Secrétaires de Mairie

 

Beaucoup de communes « rurales « de la CCPL ne disposent aujourd’hui que d’un agent à temps non complet (bien souvent le nombre d’heures est limité) pour effectuer un ensemble de missions administratives (accueil, État civil, élections, budget, comptabilité, facturation de services, secrétariat du conseil municipal, gestion des logements,…)

 

Ces tâches de plus en plus spécialisées nécessitent des compétences professionnelles en perpétuelle évolution et une formation continue nécessaire. D’où un impact sur le fonctionnement de la mairie et la continuité du service rendu aux usagers en cas d’absence.

 

L’action vise à proposer aux communes d’une part un service de remplacement pour pallier les absences courtes et d’autre part des renforts programmés à l’occasion de certains travaux chronophages (archives, organisation d’un événement,…) avec pour objectif de :

 

-Simplifier pour les maires le recours à des agents remplaçants pour maintenir une continuité du service

-Faciliter un partage des compétences entre les secrétaires de mairie

-Faciliter le départ en formation des agents

 

Achever la mutualisation des fonctions support en intégrant le CCAS, le Golf et l’Office de tourisme

 

-Garantir une parfaite efficience par la suppression des doublons et la spécialisation des agents

-Assurer des procédures et modes de fonctionnement commun à l’ensemble de ces structures

-Optimiser les RH pour couvrir un portefeuille de compétences plus larges à iso-périmètre, tout en donnant des perspectives d’évolution aux agents

-Apporter une meilleure expertise juridique et financière à l’ensemble du territoire

-Sécuriser juridiquement les élus

-Mutualiser le service finances avec une refonte de son organisation et des missions confiées aux agents

-Consolider et réorganiser éventuellement des services déjà mutualisés entre la ville de Lourdes et la CCPL pour une extension au CCAS, au Golf et à l’Office du tourisme (RH, informatique, juridique, marchés publics) et pour apporter une expertise opérationnelle aux autres communes de la CCPL (sur la base du volontariat)

-Créer et mutualiser un service de contrôle de gestion (en cours de constitution)

 

Créer un pôle commande publique (achat, marchés publics)

 

-Proposer aux communes l’achat groupé de fournitures administratives, vêtements de travail, produit entretien ménager, entretien des bâtiments, espaces verts et de voirie

-Aider administrativement aux lancements et suivi des procédures marchés publics de la définition du besoin à la réception

-Sécuriser la rédaction des actes administratifs

-Proposer aux communes sur la base d’un recensement précis de leurs besoins, une offre claire et structurée afin de contribuer à la réalisation d’économies sur leurs achats

-Réaliser des économies budgétaires

-Développer la culture d’achat (sourcing fournisseurs, benchmarking, négociation…)

 

Créer un service habitat mutualisé entre la ville de Lourdes, la CCPL et le CCAS

 

-Assurer la cohérence de la politique en matière d’habitat sur le territoire

-Mutualiser les missions de gestion des équipements et du personnel

-Apporter une meilleure réponse à l’usager (cohérence des actions, optimisation de la gestion des services extérieurs,…)

-Optimiser les ressources humaines et financières

-Identifier les diverses actions menées sur le territoire en matière d’habitat et des moyens affectés

-Rattacher des agents attachés à la politique de l’habitat sous l’autorité d’un service habitat mutualisé

 

Créer un service de prestations techniques mutualisé entre la ville de Lourdes et les autres structures de la CCPL

 

-Permettre en fonction du plan de charge du service aux structures du territoire (communes, CCPL, CCAS, OT, Golf) de bénéficier de prestations des services techniques de la ville de Lourdes (peinture au sol, signalisation, assistance à maîtrise d’ouvrage…)

-Assurer la transparence financière de ces échanges

-Proposer des prestations moins onéreuses que par le privé pour les structures du territoire

-Gagner en réactivité (prestations in house échappant au code des marchés publics)

-Optimiser le planning du service technique de la ville de Lourdes dans les périodes creuses

 

Calendrier prévisionnel

 

-Octobre 2015 : modification du schéma de mutualisation ville de Lourdes/CCPL

-Octobre à décembre 2015 : mise en oeuvre du schéma pour mutualiser le service prévu entre ville de Lourdes/CCPL/CCAS/Golf/OT

-2016 : proposition d’extension aux autres communes de la CCPL sur la base du volontariat




Ils ont dit…

Michel Ausina (délégué de la ville de Lourdes) : « Devant les centaines et les milliers de copies de restructuration ou réorganisation que les directeurs généraux doivent présenter aujourd’hui, je pense que sur le fond l’architecture est plutôt bonne. Toutes les communautés de communes vont devoir passer par là. Ce qui va changer c’est la forme, pour moi c’est un problème d’accompagnement au changement. On a évoqué des problématiques de communication interne. Peu à peu, les collectivités vont se structurer et ressembler de plus en plus à des entreprises. On parle de management, de gestion prévisionnelle des emplois et compétences ». (AUDIO)

Ange Mur (délégué de la commune de Jarret) : « La mutualisation dans les services technique O.K. Qu’on puisse avoir cette culture d’entreprise, qu’on veuille optimiser, on peut le comprendre en cette période économique. Mais n’oublions jamais ce que l’on est. Nous sommes des communes qui constitue la communauté de communes. Les communes n’existent que parce qu’il y a des communes à rendre aux gens. Dans ces services à rendre, nous sommes aussi dans l’obligation d’essayer de voir une prospective aussi de l’émergence de ces nouveaux métiers qu’il va falloir mettre et dans lesquels on peut caser les gens. Sinon la mutualisation consiste à faire des chômeurs » (AUDIO)

 

Laurent Rey, directeur général des services : « Notre mission c’est une mission de service public. Le problème c’est qu’avec l’Etat on a environ 50% de nos charges dites rigides, ce sont des emplois. En face, l’Etat propose des baisses de dotations qui vont représenter moins 20%. C’est schizophrène. Malgré tout, on doit assurer la continuité des services publics et s’adapter. C’est là la difficulté ». (AUDIO)

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Les autres dossiers…

• Suite à la démission de Marguerite Bour du Syndicat Mixte du SCOT TOL, le conseil a procédé à l’élection de Christiane Aragnou en tant que titulaire. De même que Marie-Bernadette Scerri dit Xerri qui remplace Jean-Claude Beaucoueste qui devient suppléant.

• Le conseil communautaire a adopté le règlement de collecte des déchets ménagers et assimilés de la Communauté de communes. Un règlement qui mentionne que des amendes pouvant aller jusqu’à 1500 euros frapperont les contrevenants. Il faudra y regarder à deux fois avant de laisser des ordures n’importe où.

• La communauté de communes a décidé d’acquérir de nouveaux composteurs qui seront utilisés dans le cadre du compostage individuel ou du compostage collectif. Des outils pédagogiques seront réalisés. Coût du projet : 31 540 euros HT. 37 848 euros TTC peuvent bénéficier de financements de l’ADEME et du Conseil Départemental.

142 : C’est le nombre d’emplois théorique des titulaires et stagiaires de la CCPL, dont 125 emplois permanents à temps complet et 17 emplois à temps non complet.

G.M.